Flujo para recepción de documentos integrado con hacienda

Nuestra plataforma provee de un sistema de gestión de flujos de trabajo que permiten la integración de los diferentes actores relacionados desde la creación de las solicitudes de compra, hasta la aceptación o rechazo de las transacciones electrónicas de hacienda.

Flujo para recepción de documentos integrado con hacienda

Business Process Manager

Nuestra plataforma provee de un sistema de gestión de flujos de trabajo que permiten la integración de los diferentes actores relacionados desde la creación de las solicitudes de compra, hasta la aceptación o rechazo de las transacciones electrónicas de hacienda.

Infraestructura, Sistemas y Servicios

  • Business Process Management (BPM)
  • Almacenamiento y respaldos
  • Interface automática con hacienda

Request

El procedimiento de ejecución del requerimiento, permite el inicio del flujo de trabajo, siendo que en todo momento los documentos queden relacionados desde su mismo origen.

  • Formulario especial para el requester
  • Simplificación de la operación
  • Asociación de otros soportes electrónicos como documentos y PDFs

Solicitud de cotización a los proveedores

Los proveedores reciben un correo que contiene un link que les permite cargar la información de la oferta del servicio solicitado, así como los soportes que se consideren necesarios, por ejemplo, archivos como PDFs relacionados.

Llenado de las cotizaciones por parte de los proveedores

Cuando el proveedor recibe el correo con el link, este puede completar la información solicitada, así como hacer sus propias anotaciones e incluir los archivos de soporte que sean parte de la oferta.

Selección de la cotización por parte de compras

Cada vez que los proveedores completan la información de la oferta, el sistema genera un correo automáticamente y asigna la tarea al área de compras para que sea evaluada y aprobada o rechazada según se considere.

Creación del tracking de la orden de compra (PO)

Según haya sido la selección de la oferta del proveedor, al aceptar la misma, el sistema genera un tracking de la orden de compra que envía un correo al proveedor con un nuevo link que permite que este complete la transacción, agregando para los mismos efectos los archivos relacionados a los comprobantes electrónicos, que son al menos, el PDF (Representación visual), XML Firmado (Factura o la transacción electrónica) y el XML del mensaje de hacienda (XML de respuesta de hacienda que certifica su presentación correcta para efectos tributarios.)

Subida de los comprobantes electrónicos por parte del proveedor

El sistema envía un correo al proveedor con un link que permite que este complete la transacción, donde este puede subir los archivos relacionados a los comprobantes electrónicos, que son al menos, el PDF (Representación visual), XML Firmado (Factura o la transacción electrónica) y el XML del mensaje de hacienda (XML de respuesta de hacienda que certifica su presentación correcta para efectos tributarios.)

Aprobación de la factura electrónica del proveedor

Cuando el sistema recibe la transacción electrónica por parte del proveedor, la misma se asignará de manera automática como una tarea dentro de la plataforma que permitirá que los responsables de la compra hagan la aceptación o rechazo, en este punto el sistema se conecta de manera automática con hacienda para generar la transacción oficial según corresponda.

  • Conexión automática con hacienda para las aprobaciones y rechazos.
  • Notificación automática al proveedor y al requester de la aprobación de la misma

Acuses de recibo

Cuando se hace la recepción de documentos electrónicos, estos deben de ser aceptados o rechazados, siendo así, esta operación se valida contra la DGT y esta genera un acuse de recibo que debe de ser procesado en el marco de tiempo de 8 días naturales, antes de que se empiecen a generar multas.

Que el artículo 83 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios, en caso de incumplimiento en el suministro de información, establece una sanción equivalente a una multa pecuniaria proporcional del dos por ciento (2%) de la cifra de ingresos brutos del sujeto infractor, en el período del impuesto sobre las utilidades, anterior a aquel en que se produjo la infracción, con un mínimo de diez salarios base y un máximo de cien salarios base. De constatarse errores en la información suministrada, la sanción será de un uno por ciento (1%) del salario base por cada registro incorrecto, entendido como registro la información de trascendencia tributaria sobre una persona física o jurídica u otras entidades sin personalidad jurídica.

http://www.pgrweb.go.cr/

Solicitar una presentación

En caso de que desee agendar una presentación, por favor siéntase libre de hacerlo usando el formulario disponible en el botón más abajo, así nuestro departamento de servicio podrá ponerse en contacto tan pronto sea posible, y así coordinar lo necesario.  Muchas gracias.