Kronos

Este manual tiene como objetivo proporcionar una guía completa y detallada sobre el uso del módulo Kronos de gestión de recursos humanos. Se abordarán las funcionalidades principales, el proceso de configuración y administración, así como el uso diario de la plataforma.

Nuestro módulo de Gestión de Recursos Humanos está diseñado para proporcionar una solución integral y eficiente para las necesidades de grandes empresas. Este módulo abarca una serie de funcionalidades que facilitan y optimizan la administración de los recursos humanos dentro de la organización. Entre las principales características se incluyen:

1. Administración de Personal: Facilita la gestión del proceso de contratación, desde la publicación de vacantes hasta la selección de candidatos, el control diario de asistencia, las nóminas y el expediente electrónico de cada colaborador.
   • Reclutamiento de Personal: Gestión del proceso de reclutamiento, desde la captación de prospectos hasta la contratación.
   • Administración de Solicitudes de los Empleados: Proporciona una plataforma para que los empleados puedan realizar solicitudes al departamento de Recursos Humanos, tales como permisos, certificaciones y otros requerimientos, mejorando la comunicación y la eficiencia operativa.
   • Expediente Electrónico: Centraliza toda la información de cada empleado desde el momento de su contratación hasta cualquier proceso realizado dentro de la compañía, manteniendo un historial completo y organizado en un solo expediente.
2. Control de Tiempo y Asistencia: Permite un seguimiento preciso de la asistencia y los horarios de trabajo de los empleados, ayudando a asegurar la puntualidad y el cumplimiento de las jornadas laborales.
   • Captura de Marcas: Dispositivos y métodos de captura (biometría, tarjetas inteligentes, aplicaciones móviles).
   • Gestión de Horarios: Configuración de horarios de trabajo, tolerancias y excepciones (días feriados, incapacidades, etc.).
   • Justificaciones de Ausencias: Procedimiento para la justificación de ausencias y manejo de excepciones.
3. Control de Acceso:
   • Integración con Dispositivos de Control de Acceso: Integración de Kronos con sistemas de control de acceso y configuración de permisos.
   • Gestión de Visitantes: Proceso de registro y control de visitantes, incluyendo asignación de gafetes y reservas de salas.
4. Gestión de Nóminas: Automatiza el cálculo y la administración de los salarios, deducciones y beneficios de los empleados, asegurando una gestión precisa y oportuna de las nóminas.
   • Configuración de Reglas y Ajustes: Descripción de la configuración de reglas de nómina, ajustes por horas extras, embargos, bonificaciones, etc.
   • Integración con Contabilidad: Proceso de integración con sistemas contables para la automatización de asientos contables.

Departamentos

La administración de departamentos permite predefinir las agrupaciones por departamento en la organización, estos departamentos ayudaran a procesos posteriores de segmentación y reportes.

Reclutamiento y Selección 

Kronos facilita el proceso de reclutamiento mediante formularios de captura, evaluaciones, y filtrado de candidatos. Utiliza inteligencia artificial para optimizar la selección de personal, conectando a los candidatos con los puestos adecuados.

El entorno empresarial de hoy día exige un cambio rápido en el ritmo de trabajo, es necesario que las empresas evolucionen administrativamente y cuenten con soluciones proactivas y enfocadas principalmente para atraer el éxito y la excelencia, es por esa razón que el sistema de reclutamiento brinda las herramientas necesarias para la adquisición de talento humano, dichas herramientas permiten al departamento de recursos humanos y a sus profesionales analizar la información, con el fin de hacer la adecuada selección de los postulantes.

Desde el módulo de reclutamiento de GreyPhillips para Gestión Humana, es posible definir los puestos vacantes para que los postulantes puedan ingresar y crear su solicitud, para poder ser una opción dentro de los diferentes puestos disponibles.

Los gerentes de operaciones y administradores también pueden realizar las solicitudes para nuevas vacantes.

Cada puesto de trabajo puede tener requerimientos específicos con los que debe cumplir, según las funciones a desempeñar en cada caso, por ejemplo, el nivel educativo requerido, los conocimientos, experiencia, habilidades, aptitudes, etc.

Es posible establecer la congruencia entre el perfil del puesto y las competencias o habilidades de la persona a seleccionar. Esto le permitirá obtener una calificación de la persona de acuerdo a la cantidad de requisitos con que cumpla de acuerdo al perfil solicitado.

GreyPhillips permite crear filtros de selección de los campos personalizados para hacer tus búsquedas mas eficientes, incluyendo la calificación obtenida de acuerdo a los requerimientos establecidos para cada perfil requerido.

En cada parte del proceso el sistema emitirá diferentes notificaciones a los solicitantes de las vacantes, así como a los aspirantes para que los mismos estén enterados de la trazabilidad del proceso, cuando así sea requerido.

Para el proceso de la entrevista, esta podrá ser agendada en la plataforma y a su vez el aspirante al puesto, recibirá el recordatorio de la cita para la reunión. La entrevista podrá ser configurada o parametrizada en el sistema por medio de campos personalizados, lo que permitirá tener en todo momento el registro y resultado de la misma, así como el registro de los comentarios u observaciones que pueda hacer el entrevistador.

Una vez seleccionadas las personas que cumplen con el perfil, se establece el flujo de trabajo que debe de seguirse, por ejemplo, la entrevista, la contratación, la inducción, y así, para cumplir con el proceso de aprobación e incorporación a la compañía como nuevo colaborador.

Expediente Electrónico 

El sistema gestiona el expediente electrónico de cada empleado, almacenando documentos importantes como identificaciones, contratos, licencias, y certificados. Estos documentos pueden ser consultados y actualizados fácilmente.

Reglas y Ajustes 

La funcionalidad de gestión de reglas y ajustes de Kronos permite configurar y administrar políticas laborales con precisión. Las reglas representan condiciones fijas, como el pago del seguro médico, mientras que los ajustes son condiciones variables, como las horas extra. Esta herramienta facilita la personalización de estas políticas, asegurando el cumplimiento de normativas.

Importador de Cuentas Contables

El módulo Kronos incluye una funcionalidad avanzada para la importación de cuentas contables relacionadas con las reglas y ajustes de nómina. Esta herramienta permite a los administradores cargar rápidamente información contable utilizando plantillas de Excel, lo que facilita la integración de datos y asegura la consistencia en el registro contable.

Para utilizar esta funcionalidad, se debe preparar una plantilla de Excel con los siguientes campos:

• Código: Identificación única de la cuenta contable.
• Centro de Costo: Especifica el centro de costo al que se asignará la cuenta.
• Cuenta: Detalle de la cuenta contable utilizada para los registros.
• Tipo: Define el tipo de cuenta, como ingresos, gastos, activos, o pasivos.

Una vez que la plantilla de Excel está completa con los datos necesarios, se puede importar al sistema mediante el módulo de importación. El sistema procesará la información.

Esta funcionalidad no solo simplifica la gestión contable, sino que también reduce el riesgo de errores humanos y mejora la eficiencia operativa, permitiendo que el departamento de contabilidad se enfoque en análisis más estratégicos y menos en tareas administrativas repetitivas.

Integración con Contabilidad 

El sistema se integra con los módulos contables de GreyPhillips, automatizando la creación de asientos contables a partir de las nóminas. Esto incluye la generación de reportes financieros y la transferencia de datos a los sistemas de contabilidad.

Ajuste Especial de Pago de Bono fuera del ciclo normal de nóminas

Introducción

Este documento describe el procedimiento para crear transacciones de ajuste especial de pago de bono para empleados específicos en el sistema de nóminas. Este proceso es utilizado cuando es necesario realizar pagos fuera del ciclo normal de la nómina y asegurarse de que no se calculen impuestos ni contribuciones a la caja sobre dichos pagos.

Procedimiento

• Creación de Transacciones de Ajuste
  1. Identificación del Empleado y Ajuste Especial:
     • Se realiza un ajuste para un empleado que no recibió un bono durante el cierre del mes de la nómina anterior. En este ejemplo, el bono correspondiente a abril se pagará en mayo.
     • Este bono se ingresará como un ajuste especial sin calcular impuestos ni contribuciones a la caja.
  2. Reglas del Sistema:
     • Se crean dos reglas específicas:
       • Una regla para aplicar el ajuste de bono.
       • Una regla para restar las horas laboradas correspondientes, de manera que el resultado final sea cero y no afecte el cálculo regular de la nómina.
  3. Configuración de las Reglas:
     • La regla fija del grupo de empleados (por ejemplo, 240 horas para empleados mensuales) se debe compensar restando las mismas 240 horas para que el cálculo final sea cero.
     • El ajuste especial se configura para que no se calculen las horas laboradas en esta transacción específica.
• Procesamiento de la Transacción
  
  1. Detalles de la Transacción:
     • Se agrega la regla de bono como un ajuste especial (ejemplo: ₡1,982,731).
     • Se configura la regla de resta de horas para el ajuste especial (ejemplo: 240 horas para empleados mensuales).
  2. Fechas de Aplicación:
     • Las reglas se configuran para aplicarse en una fecha específica (ejemplo: 3 de mayo) para compensar el pago que no se realizó en la nómina de abril.
  3. Configuración de la Transacción:
     • Tipo de nómina: Seleccionar 'Nómina'.
     • Moneda: CRC (colones costarricenses).
     • Fecha inicial y final: 3 de mayo (para el rango de tiempo donde se aplicarán las reglas).
     • Fecha de proceso: 27 de junio.
     • Impuestos: Para el ejemplo no importa como se marque.
     • Selección de nómina: X (tipo mensual).
     • Fecha de pago: Informativa para reportes.
     • Selección del empleado: Ejemplo, Magali Quezada.
  4. Generación de la Transacción:
     • Se procesa la transacción en la fecha y hora configuradas.
     • Se verifica el detalle de resultados, asegurándose de que las reglas de horas compensen a cero y solo se aplique el bono especial.
• Post-Proceso
  
  1. Inactivación de Reglas:
     • Una vez procesada la transacción especial, es crucial inactivar las reglas de ajuste aplicadas.
     • Si no se inactivan, estas reglas podrían aplicarse nuevamente en la siguiente transacción mensual regular (ejemplo: del 1 al 30 de mayo).
  2. Revisión y Verificación:
     • Asegurarse de que las reglas se inactiven correctamente para no afectar futuras transacciones.
     • Verificar que el ajuste especial se haya aplicado correctamente y que no se calculen impuestos o contribuciones indebidas.

Conclusión

Este manual proporciona una guía detallada para realizar ajustes especiales de pago de bonos en el sistema de nóminas. Siguiendo estos pasos, se asegura que los pagos adicionales se realicen correctamente sin afectar el cálculo regular de la nómina ni las contribuciones fiscales.

Este procedimiento es esencial para mantener la precisión y exactitud en la gestión de nóminas, garantizando que los empleados reciban sus bonos de manera justa y conforme a las políticas de la empresa.

Ajuste Especial por Adelanto de Salario

Introducción

Este documento describe el procedimiento para crear transacciones de ajuste especial por adelanto de salario para empleados específicos en el sistema de nóminas. Este proceso es utilizado cuando es necesario realizar pagos fuera del ciclo normal de la nómina o bien para corregir una nómina, en este escenario se calculan impuestos y contribuciones a la caja sobre dicho pago.

Procedimiento

• Creación de Transacciones de Ajuste
  1. Identificación del Empleado y Ajuste Especial:
     • Se realiza un ajuste para un empleado que recibió un adelanto de salario durante el cierre del mes de la nómina anterior. En este ejemplo, el ajuste por adelanto de salario correspondiente a abril.
     • Este ajuste de salario por adelanto se ingresará como un ajuste especial que por el orden del ajuste calculará impuestos y su respectiva contribución a la caja.
  2. Reglas del Sistema:
     • Se crean dos reglas específicas:
       • Una regla para aplicar el ajuste de deducción por el adelanto de salario.
       • Y puede que aplique aplicar una regla para restar las horas no laboradas correspondientes, de manera que el resultado final sea la diferencia entre horas laboradas ejemplo 240 y la resta de horas no laboradas de esta regla especial ejemplo 120, para que el salario bruto de la persona se calcule con base a 120 horas.
  3. Configuración de las Reglas:
     • La regla fija del grupo de empleados (por ejemplo, 240 horas para empleados mensuales) se debe compensar restando las 120 horas para que el cálculo final sea la diferencia de ambas, tomar en cuenta que no siempre en los adelantos de salario esto será así porque este ejemplo tiene la particularidad de que el empleado solo laboró 120 horas en total por lo que, se le restan las otras 120 horas.
     • El ajuste por adelanto de salario se le agrega al empleado por el monto correspondiente a lo que se debe rebajar en esta transacción según el monto previamente adelantado al empleado.
• Procesamiento de la Transacción
  
  1. Detalles de la Transacción:
     • Se agrega la regla de ajuste para la deducción del adelanto de salario como un ajuste especial “C0040 - Advance payment” (ejemplo: ₡461,389.45).
     • Se configura la regla de resta de horas para el ajuste especial “RHE - Resta horas (Special adjustment)”(ejemplo: 120 horas para este empleado).
  2. Fechas de Aplicación:
     • Las reglas se configuran para aplicarse en una fecha específica (ejemplo: 3 de mayo) para aplicar el ajuste por el adelanto de salario en el pago de la nómina de abril.
  3. Configuración de la Transacción:
     • Tipo de nómina: Seleccionar 'Nómina'.
     • Moneda: CRC (colones costarricenses).
     • Fecha inicial y final: 3 de mayo (para el rango de tiempo donde se aplicarán las reglas).
     • Fecha de proceso: 27 de junio.
     • Impuestos: Para el ejemplo no importa como se marque.
     • Selección de nómina: X (tipo mensual).
     • Fecha de pago: Informativa para reportes.
     • Selección del empleado: Ejemplo, Mónica Salas.
  4. Generación de la Transacción:
     • Se procesa la transacción en la fecha y hora configuradas.
     • Se verifica el detalle de resultados, asegurándose de que las reglas de horas compensen a 120 y se apliquen los impuestos de renta y monto de contribución a la caja y se aplique luego de esto la deducción del adelanto de salario.
• Post-Proceso
  
  1. Inactivación de Reglas:
     • Una vez procesada la transacción especial, es crucial inactivar las reglas de ajuste aplicadas.
     • Si no se inactivan, estas reglas podrían aplicarse nuevamente en la siguiente transacción mensual regular (ejemplo: del 1 al 30 de mayo).
  2. Revisión y Verificación:
     • Asegurarse de que las reglas se inactiven correctamente para no afectar futuras transacciones.
     • Verificar que el ajuste especial se haya aplicado correctamente y que que se calcularan los impuestos o contribuciones correctamente.

Conclusión

Este manual proporciona una guía detallada para realizar ajustes especiales por adelantos de salario en el sistema de nóminas. Siguiendo estos pasos, se asegura que los pagos adicionales se realicen correctamente sin afectar el cálculo regular de la nómina ni las contribuciones fiscales.

Este procedimiento es esencial para mantener la precisión y exactitud en la gestión de nóminas, garantizando que los empleados reciban sus salarios de manera justa y conforme a las políticas de la empresa.

Captura con Dispositivos

Kronos permite la captura de marcas de asistencia mediante dispositivos biométricos, tarjetas inteligentes, y aplicaciones móviles. Estos dispositivos pueden integrarse fácilmente con la plataforma, garantizando una recolección precisa de datos.

Hay gran variedad de dispositivos para la captura de marcas para el control de tiempo y asistencia, por lo que la aproximación se hace según cada caso, aquí explicamos los casos más comunes. 

Conexión por medio de Cableado Serial

Los dispositivos que entregan información por puertos seriales, usualmente requieren de cables específicamente configurados para el protocolo de comunicaciones definido por el fabricante del dispositivo. El alcance es de unos pocos metros por lo que es necesario una PC cercana que tenga una aplicación capaz de escuchar la información enviada por el dispositivo, nuestros sistemas, escuchan estos datos y los registran de manera local para posteriormente ser enviados a la plataforma en línea para su gestión. 

Conexión por medio de USB

Cuando el cableado es USB, funciona de manera similar al caso de Cableado Serial, es decir, usualmente está conectado a un equipo cercano que recoge los datos que envía el dispositivo, sin embargo en este caso se requiere del driver provisto por el fabricante para poder recibir los datos, ya que los datos se codifican de manera que únicamente el driver del fabricante conoce como tratarlos para entregarlos al sistema que lo requiere.

Conexión por medio de la red local (Puerto RJ45)

La conexión de red, resulta ser la más conveniente desde el punto de vista que el dispositivo no requiere tener al receptor de los datos cerca, sino, que este tiene una IP a través de la cual es posible acceder para recoger los datos, desde donde sea posible solo está limitado por la configuración de la infraestructura de red, el escenario más conveniente es el de tener una aplicación localizada en u servidor interno que monitorea a intervalos regulares la aparición de nuevos datos en el dispositivo, para recogerlos y entregarlos a la plataforma para su gestión.

Gestión de Horarios 

El sistema permite configurar diferentes horarios de trabajo, estableciendo tolerancias y excepciones. Esto incluye:

• Horarios estándar y alternos.
• Configuración de límites de tolerancia para entradas y salidas.
• Gestión de excepciones como días feriados, incapacidades, y permisos especiales.

Justificaciones de Ausencias 

Los supervisores pueden gestionar justificaciones para ausencias y retrasos, registrando motivos como enfermedad, emergencias familiares, y permisos especiales. Cada cambio en las marcas de asistencia queda registrado en el sistema, garantizando transparencia y control.

Almacenamiento temporal

Los datos recibidos se registran de manera local, ya sea una PC o un servidor en un Data Center, la aplicación de recolección sigue la estrategia de registro local con el fin de prevenir posibles desconexiones de la plataforma en línea que es el destino ultimo de los registros, por este motivo es usual instalar una base de datos que permita el registro de estos datos de manea temporal y que una vez completado e proceso de entrega en la plataforma, estos registros se pueden eliminar del registro local.

Sincronización y seguridad

Los datos son sincronizados hacia la plataforma, desde el almacenamiento local usando servicios web, que se acceden desde la red interna hacia la plataforma en línea, para lo cual es necesario que la organización habilite un puerto de salida a una IP específica, que es asignada en el momento de la implementación, debido a que nuestros servicios son considerados para operar en ambientes de alta seguridad, nuestras IPs son habilitadas para entrada, únicamente por solicitud directa de nuestros clientes.

El paquete de datos que se entrega a la plataforma corresponde a información codificada en un XML encriptado que agrega una capa de seguridad adicional para el trasporte de estos datos, esta información usualmente son datos “crudos”, es decir, sin ningún tipo de procesamiento, con el fin de que la plataforma se haga cargo de los análisis y categorización de las marcas.

La infraestructura esta pensada para que funcione desde cualquier parte del mundo de manera escalonada, de tal manera que permite a la organización agregar ubicaciones sin importar donde se encuentren las operaciones, especialmente práctico para operaciones regionales administradas centralizadamente.

Gestión de Capturas

Las capturas de las marcas, pueden ser ingresada en la plataforma de múltiples maneras, desde la digitación manual, la carga de hojas de Excel, archivos de texto, la integración con mecanismos propios de la plataforma para la sincronización de datos y a través de servicios web para terceros que requieran de la carga de estas marcas en la plataforma de manera automatizada.

Las marcas son cotejadas contra los horarios y la información relacionada con la información del personal, así según su categorización, reglas y tolerancias, en no pocos escenarios, el personal puede tener márgenes de tolerancia con respecto a las entradas y salidas y en ambientes mas complejos es posible que una sola persona tenga múltiples horarios asignados.

Cada escenario de captura puede ser planteado y configurado en la plataforma para lograr tener el control correcto de la información que se recibe y cuando sea posible puede ser tan automático como lo permitan los dispositivos seleccionados.

Dispositivos de Control de Acceso

Kronos se integra con sistemas de control de acceso, permitiendo configurar permisos y restricciones para diferentes áreas de la organización. Los dispositivos compatibles incluyen lectores de tarjetas, dispositivos biométricos, y sistemas de reconocimiento facial.

Gestión de Visitantes

El módulo permite registrar y controlar el acceso de visitantes, asignando gafetes temporales y reservando salas de reuniones. La aplicación de gestión de visitas facilita el seguimiento y control de los visitantes en las instalaciones.

Básicas

¿Cómo puedo agregar un nuevo empleado?

Ingrese al módulo de administración de personal y seleccione "Agregar nuevo empleado". Complete los datos necesarios y guarde la configuración.

¿Cómo puedo ajustar una marca de asistencia incorrecta?

Ingrese al módulo de supervisión de horarios, seleccione el empleado y el día correspondiente, realice los ajustes necesarios y registre la justificación.

¿Cómo puedo generar un reporte de horas trabajadas?

Ingrese al módulo de generación de reportes, seleccione el tipo de reporte, configure los parámetros y genere el reporte.