Preparación del sistema para uso de Autorizaciones

Activación para uso de las autorizaciones

Debido a que el sistema puede operar en diferentes países, cada uno de los cuales con su propia normativa tributaria, Retail debe de configurarse para los propósitos de cada legislación, para el objetivo de este documento, las configuraciones aplican para Guatemala y los requerimientosespecíficos de la SAT a mayo del 2017.

• Activar la configuración de autorizaciones
  • En Herramientas > Configuración > General > Consecutivos > Autorizaciones > Usar autorizaciones
    • Indicar Si

Modificar el diseño de los documentos para incluir las leyendas de autorización

El diseño de los documentos debe de incluir las leyendas relacionadas a las autorizaciones, estas son 5 leyendas que deben de agregarse tanto a las facturas como a las notas de crédito.

• Resolución : ####-##-##-######
• Rango : Del ####### Al #######
• Serie : #######
• Fecha Resolución  : dd/mm/yyyy
• Fecha Vencimiento : dd/mm/yyyy

Para hacer la modificación en los diseños de impresión:

• Ingresar al diseñador de documentos
  • En Herramientas > Diseño de los Formatos de Impresión
    • Seleccionar el tipo de documento en la opción [Elementos]
    • Si se desea modificar el diseño actual, seleccionar la opción [Leer Config]
    • Seleccionar de la lista de disponibles [Texto]
    • Seleccionar [+] para agregarlo al diseño
    • En la pestaña de Datos (Lado izquierdo)
      • En [Origen] seleccionar [Campo General]
      • En [Contenido], seleccionar “Leyenda de Autorización X”, donde X es porque hay 5 leyendas que pueden ser seleccionadas
      • En [Formato] el formato requerido según el tipo de leyenda, dependiendo de si es numérica o de texto, si se asigna @ se asume el formato predeterminado
    • En la pestaña de Posición (Lado izquierdo)
      • En [Horizontal X] seleccionar la posición en el eje horizontal, usualmente para estas leyendas la posición es 0
      • En [Vertical Y] seleccionar la posición en el eje vertical,esta dependerá de la posición que se desee, usualmente en el encabezado del documento, que corresponde a las primeras posiciones 

Agregar una autorización

La interface para el mantenimiento de autorizaciones está especialmente creada para cumplir con los requerimientos establecidos por la SAT.

• Ingresar al mantenimiento de autorizaciones
  • En Herramientas > Autorización para facturas

La SAT define ciertas reglas que deben de cumplirse, las cuales se definen como sigue:

• Número de resolución
  • Este número deberá ser único, sin importar el tipo de documento. Se debe de ingresar una resolución para facturas y otra para notas de crédito.
• Fecha de resolución
  • Al ingresar la fecha de la resolución, se debe de generar una alerta para evitar que se agregue una fecha que tenga más de 10 de emitida, Acuerdo 425, Art 28
• Fecha de vencimiento de resolución
  • La primera resolución ingresada tendrá automáticamente una vigencia de un año, las siguientes tendrán una vigencia de 2 años. ART. 29 Reg. Del IVA. Esta información debe de imprimirse en el documento.  No aplica si el contribuyente realiza resguardo de archivos con un GFACE.
• Serie
  • Es única para cada establecimiento y por terminal
• Rango inicial (DEL)
  • El sistema debe de validar si la serie del documento es nueva en el sistema, si es así, esta debe ser de valor 1, si la serie ya existe, entonces el consecutivo debe ser el último superior más 1, esta casilla no debe ser adminstrada por el usuario.
• Rango final (AL)
  • Este dato depende de la asignación que haga la SAT
• Alerta de porcentaje de consumo
  • Este valor es configurable y mayor al 75% del rango asignado. Acuerdo 425, Art 32

Durante la operación

El sistema sigue las reglas establecidas por la SAT, haciendo las verificaciones durante la operación, como se describen a continuación.

Toda transacción que se vaya a realizar, tendría una serie y un número asociado, que debe de estar dentro del rango preestablecido en la autorización, en el caso de que no se cumpla con este criterio el sistema no permitirá que el usuario continúe con la operación y recibirá este mensaje de alerta:

Según la Alerta de porcentaje de consumo, definida en el mantenimiento de autorizaciones, el sistema mostrará un mensaje al usuario, para alertarle acerca de haber alcanzado o superado el porcentaje establecido.  

Reportes

Para dar apoyo a la operación y cumplir con los lineamientos de la SAT, existen dos reportes:

• Reporte de Bitácora de Resoluciones
• Bitácorade Transacciones de Facturas

Reporte de Bitácora de Resoluciones

El Reporte de Bitácora de Resoluciones, muestra la información de las resoluciones registradas en el sistema, este reporte solicita rango de fechas, este rango está relacionado con la fecha de la autorización, es decir, según el rango dado, se mostraran en el reporte únicamente las resoluciones que su fecha de autorización este dentro del rango indicado.

Bitácora de transacciones de facturas

El Bitácora de transacciones de facturas requiere la instalación de la extensión PLG0105: Reporte de Facturas Emitidas (Plugin)