Permite tener acceso de forma segura e inmediata, desde cualquier parte a la información de los documentos físicos que hayan sido digitalizados.
Permite tener acceso inmediato a los documentos de todo tipo, ya sean estos documentos electrónicos y/o documentos físicos que deben de estar disponibles para apoyar las operaciones desde cualquier lugar del mundo al tiempo que se puedan localizar fácil y rápidamente.
Cada tipo de documento tiene una estructura de datos que permite que la información se organice correctamente y ayude a la creación de controles y estadísticas. Estas estructuras de datos, pueden ser muy variadas y pueden incluir textos, números, fechas, opciones únicas y múltiples entre otros. A través de esta estructuración de la información los usuarios pueden gestionar de mejor manera la información y simplificar el acceso a los datos.
Los campos personalizados son una manera excelente de construir requerimientos para cada caso, donde según las necesidades podrían capturarse datos obligatorios, seleccionar información a travésde listas desplegables, disparar acciones que ejecuten otras funciones dentro de la plataforma y en general organizar la información de cada tipo de tarea como parezca mejor, permitiendo que cada organización establezca su propio conjunto de políticas y reglas que deben respetarse.
La mayoría de los equipos de scanneo empresarial permiten una integración con GreyPhillips DoX a partir de la creación de software intermedio que lee la salida de los dispositivos y hace el registro directamente en la plataforma. Simplificando la tarea y poniendo rápidamente a disposición los documentos a los usuarios.
En ambientes cada vez más globalizados es necesario que los materiales estén disponibles en diferentes versiones, idiomas e incluso legislaciones, siendo que el mismo documento sea expuesto según quien y donde sea accesado.
Los expedientes permiten la unificación de la tareas y documentos relacionados a las personas, por ejemplo, para administrar la información de los clientes y proveedores desde un solo punto en línea.
Mas información sobre Expedients
Los documentos pueden ser localizados fácil y rápidamente, por medio de palabras clave, información en los campos personalizados, usuarios, fechas entre otros.
Según sea necesario es posible que la organización necesite asignar diferentes roles de acceso a la información, por ejemplo: Managers, Owners, Viewer. Así pueden ser definidos tantos perfiles como se requiera. Adicionalmente no se requieren de licencias por usuario y/o por funcionalidad.
Note Chain es una tecnología relacionada con las diferentes aplicaciones de nuestra plataforma, que permite que los contactos relacionados al CRM, tareas, documentos, agendas y transacciones tengan interacción por medio del correo electrónico y que esta interacción sea registrada en forma de conversaciones de manera automática, al mismo tiempo que adjunta una copia del correo y notifica a los contactos relacionados de esta interacción.
La fluidez que permite ayuda a los gestores de servicio al cliente a mantener los registros y a evidencia de las conversaciones, a los encargados de los documentos electrónicos, como es el caso de los contratos, a mantener registro de los intercambios hechos y los contactos que no son usuarios de la plataforma a mantener los canales de comunicación simples y organizados.
Una de las principales fuentes de datos para la gestión de documentos puede recibir y entregar a los sistemas actuales, los cuales se pueden conectar por medio de APIs, lo cual permite integrar directamente los procesos productos y administrativos sin pasos adicionales para los usuarios.
Aproveche todas las ventajas de nuestra plataforma, con los productos relacionados se puede obtener el máximo provecho y así conseguir de mejor manera cumplir con su tarea del día.
Administración de agendas
Permite gestionar sus recursos de tiempo, para agendas definidas por centro de costo, ya sean estos departamentos o salas de reuniones, relacionando cada actividad con expedientes de control para la adecuada gestión de minutas y comunicaciones con los involucrados.
Factura electronica
Para la generación y cumplimiento de las normas de Costa Rica, así los sistemas que lo requieran puedan aprovechar estas ventas a través de APIs especiales que simplifican este proceso, nuestros propios sistemas ofrecen una integración fluida y natural.
Learning Management System
La gestión en el aula, siendo que los alumnos, profesores y la organización puedan administrar el tiempo y los recursos disponibles para cumplir con los objetivos propuestos.
Control de Tiempo Asistencia del Personal
Gestión y el cumplimiento de las normas de la organización a través de la huella digital del personal, se consigue levar un estricto control de tiempo y asistencia.
Customer Relationship Management
Permite acumular y clasificar la información de los clientes, estas segmentaciones ayudan a la organización a entender mejor a su público meta y a preparar estrategias que ayuden a alcanzar los objetivos establecidos.
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